A4-0245/95
Résolution sur le projet de budget général de l'Union européenne pour l'exercice 1996
Section I - Parlement européen - annexe Médiateur
Section II - Conseil
Section IV - Cour de justice
Section V - Cour des comptes
Section VI - Comité économique et social et Comité des régions
Le Parlement européen
-vu l'article 203 du traité CE,
-vu l'accord interinstitutionnel du 29 octobre 1993 sur la discipline budgétaire et l'amélioration de la procédure budgétaire,
-vu sa résolution du 5 avril 1995 sur les orientations relatives au budget 1996, Section I - Parlement, annexe médiateur, Section II - Conseil, Section IV - Cour de justice, Section V - Cour des comptes, Section VI - Comité économique et social et Comité des régions,
-vu sa résolution du 19 mai 1995 sur l'état prévisionnel des recettes et des dépenses du Parlement et du Médiateur pour l'exercice 1996,
-vu ses avis du 12 octobre 1995 sur la proposition de règlement du Conseil instituant, à l'occasion de l'adhésion de l'Autriche, la Finlande et la Suède, des mesures particulières concernant la cessation définitive de fonctions de fonctionnaires des Communautés européennes (COM(95)0327 - C4-0336/95 - 95/0179(CNS) et sur la proposition de règlement du Conseil instituant des mesures particulières de cessation des fonctions d'agents temporaires des Communautés européennes (COM(95)0327 - C4-0337/95 - 95/0180(CNS),
-vu l'avant-projet de budget général pour l'exercice 1996 (COM(95)0300),
-vu le projet de budget général pour l'exercice 1996 (C4-0300/95),
-vu le rapport de la commission des budgets et les avis des autres commissions concernées (A4-0245/95),
I.CADRE GENERAL
a.évolution des crédits
0.1rappelle que, pour l'exercice 1996, la rubrique 5 "dépenses administratives" des perspectives financières prévoit un montant de 4.191 mio écus, soit, une augmentation de 4,20 % par rapport à l'exercice 1995;
0.2souligne que l'avant-projet de budget 1996 a laissé une marge de 59,49 mio écus à l'intérieur de la rubrique 5; que les états prévisionnels des institutions ont présenté une variation par rapport à l'exercice 1995 se situant dans une fourchette de -9,45 % à +15,41 %; que le Conseil a établi le projet de budget à 4.022,29 mio écus, en laissant ainsi une marge à 168,71 mio écus;
0.3constate que le résultat de ces délibérations, s'inspirant dans une large mesure des travaux qui ont présidé à l'établissement du BRS 1/95, tient compte du taux d'exécution des crédits en 1994, rappelle les principes de rigueur budgétaire et le critère de coût/efficacité auxquels il n'a pas cessé de manifester son attachement;
0.4considère cependant qu'une simple réduction des crédits, non assortie de mesures incitatives dans le domaine de la gestion de la dépense administrative, peut ne pas engendrer la dynamique nécessaire pour les années futures ou en limiter l'impact;
0.5rappelle que la présentation, désormais, d'un budget analytique accompagnant les états prévisionnels des institutions, suite à sa demande, constitue un support approprié pour pouvoir identifier les différentes dépenses par destination;
0.6souscrit à l'approche qui consiste à constituer une marge sous le plafond de la rubrique 5 pour faire face aux conséquences budgétaires des variations de la parité ECU-BEF; constate, à cet égard, le redressement relatif de la situation en faveur de l'ECU; précise que le recours partiel à cette marge ne devrait pas se limiter au compte d'une seule institution et devrait, en tout cas, servir au paiement des engagements ayant pour effet de réduire la charge budgétaire des années suivantes;
0.7a décidé, par voie d'amendements, d'inscrire au chapitre 100 "crédits provisionnels", au titre de loyers, d'une part pour le Parlement, un crédit de 37,5 mio écus et d'autre part, pour la Cour de justice, un crédit de 60 mio écus, y compris la mise en réserve de 10 mio écus en provenance de l'article 200 "loyers";
b.effectifs
0.8constate que le Conseil, contrairement à sa décision de ne retenir aucune demande d'effectifs nouveaux, a accordé d'une part, la création de 42 emplois pour son secrétariat général et d'autre part, pour le Comité des régions, 6 nouveaux emplois temporaires et 22 revalorisations;
0.9souligne la nécessité de mener une véritable politique de gestion des ressources humaines devant mettre les institutions sur un pied d'égalité, répondre à l'exigence de la transparence, offrir les garanties nécessaires quant à sa continuité, justifier toute demande de création et/ou de revalorisation/transformation d'emplois;
0.10estime que les deux propositions de règlements instituant des mesures particulières concernant la cessation définitive des fonctions peuvent conduire au maintien du volume actuel des effectifs des institutions et que toute nouvelle demande devrait être satisfaite par le truchement de la mobilité du personnel en place; demande au Conseil d'adopter le règlement pour le dégagement;
0.11a décidé, par voie d'amendements, dans les sections concernées du budget, la création de la structure budgétaire adéquate et, en vue de l'arrêt par le Conseil de la règlementation relative à ces mesures, l'inscription des crédits en réserve sur la base de la fiche financière accompagnant les deux propositions susmentionnées;
ccoopération interinstitutionnelle
0.12souligne que cette procédure budgétaire est particulièrement marquée par les travaux du groupe interinstitutionnel sur la rationalisation des dépenses administratives; que les conclusions retenues par ce groupe (ci-jointes) ont été approuvées dans le cadre de la concertation budgétaire du 24 juillet 1995;
0.13est convaincu que la mise en place d'un mécanisme de coopération inter-institutionnelle serait en mesure de réaliser des économies d'échelle par un changement progressif de mentalité en matière de gestion de la dépense administrative; que ce mécanisme devrait être: incitatif pour les gestionnaires des budgets administratifs; rendre "lisible" la coopération interinstitutionnelle tout en sauvegardant l'autonomie financière de chaque institution; s'adapter aux réalités du budget administratif de chaque institution afin que l'autorité budgétaire puisse les traiter de manière équitable; éviter la création de coûts supplémentaires de gestion et de double emploi, notamment, au niveau du personnel; ne pas abuser de la nomenclature budgétaire afin de ne pas dénaturer le budget; permettre la comparabilité des données;
0.14a décidé, par voie d'amendements, et après avoir entendu les autres institutions, de créer la structure budgétaire appropriée et de réduire les crédits des postes budgétaires dont l'économie était évidente ou d'inscrire des montants forfaitaires au chapitre 100 "crédits provisionnels" pour des activités telles que le recrutement ou la formation professionnelle ou enfin pour des activités finançant d'autres dépenses de fonctionnement sur la base de conclusion de contrats avec des tiers;
0.15invite les institutions, dès l'exercice 1997, lors de la présentation de leur état prévisionnel, et notamment dans le budget analytique, à faire rapport sur les progrès réalisés dans les domaines visés par cette coopération, au niveau des crédits, des effectifs et des initiatives administratives qui ont été prises;
II.Section I, Parlement européen
0.16estime que le volume des crédits prévus dans l'état prévisionnel pour 1996 est suffisant pour garantir le bon fonctionnement de l'institution et permettre également de financer de nouveaux besoins justifiés;
0.17relève, à cet égard, les besoins relatifs aux indemnités des membres, l'interprétation et les bâtiments; note par ailleurs, les économies à réaliser en ce qui concerne les crédits du chapitre 11 "Personnel en activité" ainsi que du poste 2000 "Loyers" suite à la cession du bâtiment Ardenne au Comité des régions;
0.18regrette que le Conseil et la Commission n'aient pas voulu créer un service de juristes-linguistes commun aux trois institutions; note que le Conseil a proposé la mise en oeuvre d'une étroite coopération sur le plan pratique pour rencontrer les préoccupations du Parlement dans ce domaine;
0.19se voit dès lors obligé de créer un tel service qui hériterait de l'expérience acquise jusqu'à ce jour et assurerait les conditions requises pour permettre au Parlement d'exercer pleinement ses prérogatives législatives; est convaincu, dès lors, que les ressources humaines nécessaires pour assurer tous les besoins linguistiques de ce service peuvent en grande partie être satisfaites par redéploiement auprès des services linguistiques et ne nécessitent que la création d'un nombre limité de nouveaux postes;
0.20souligne, toutefois, qu'il est opportun d'établir les liens nécessaires entre ce nouveau service et les autres services du Parlement, notamment, ceux qui sont directement impliqués dans les procédures législatives;
0.21rappelle que, lors de l'adoption de l'état prévisionnel 1996, il n'a pas octroyé de revalorisations pour les agents temporaires des groupes politiques; invite, les groupes politiques à organiser la gestion de leurs ressources humaines en introduisant un système de programmation de carrière; cette programmation devrait assurer à la fois la transparence et l'application de règles uniques pour tous les agents temporaires des groupes politiques, et offrir une certaine sécurité au personnel concerné;
0.22estime que les autres demandes d'emplois notamment celle d'un poste d'assistant (B) en informatique pour la commission du contrôle budgétaire doivent être satisfaites par redéploiement;
0.23a décidé, par voie d'amendements:
a) la création de 1 poste permanent A1 destiné au responsable de l'Epicentre avec inscription des crédits correspondants au chapitre 100; le déblocage de ces crédits sera subordonné à:
-l'objectif d'un système efficace de coopération interinstitutionnelle;
- la présentation par les services compétents d'un schéma clair et détaillé pour l'Epicentre;
b) la création de 7 postes LA7 pour le service de juristes-linguistes avec inscription des crédits correspondants au chapitre 100; note que le déblocage de ces crédits dépend d'un recours à la coopération interinstitutionnelle;
c) la création de 2 postes permanents LA3 destinés à la direction de l'interprétation (divisions finlandaise et suédoise); charge l'administration à entamer immédiatement les procédures de pourvoi de ces deux postes afin qu'elles soient accomplies avant la fin du premier semestre de 1996;
d) les revalorisations suivantes de postes temporaires pour les agents des groupes politiques: 1 A5 en A4, 4 A6 en A5, 2 A7 en A6, 3 B2 en B1, 2 B3 en B2, 4 B4 en B3, 5 B5 en B4, 7 C2 en C1, 3 C3 en C2, 13 C5 en C4;
a inscrit au chapitre 100:
a)au titre de l'article 106 "Indemnités de secrétariat des membres de l'Institution" un montant forfaitaire de 5,241 mio écus;
charge les Questeurs de proposer les modalités de fonctionnement d'un système opérationnel, assurant le versement direct, sous le couvert des membres, des rémunérations de leurs assistants;
charge les parties concernées - Bureau, Questeurs, commission des budgets - à se rencontrer d'ici le 30 novembre 1995 afin de trouver une solution équitable au problème des assistants avant l'arrêt du budget 1996;
b)au titre du poste 1033 "Régime de pension volontaire des membres" un montant de 2,53 mio écus correspondant à la quote-part 1/3: 2/3 dans l'attente des résultats d'un audit sur l'origine du déficit constaté, des prévisions pour l'avenir ainsi que d'une vérification indépendante des calculs actuariels de ce fonds;
c)au titre du poste 1870 "Interprètes free-lance" un montant de 3,5 mio écus en attente des conclusions du rapport du Bureau sur ce domaine;
0.25réitère son attachement au souci de rigueur et souligne la nécessité d'être doté de moyens administratifs suffisants pour respecter son calendrier de travaux.
III. Section IV, Cour de justice
0.26relève que la Cour dans son état prévisionnel avait demandé la création de 21 emplois nouveaux et la revalorisation de 110 emplois; note, cependant, que ces demandes n'étaient pas accompagnées d'un rapport sur la politique du personnel;
0.27a décidé, par voie d'amendements, la réduction de l'abattement forfaitaire de 6,5% à 4,5% dans les crédits relevant du personnel en activité, la création de 3 emplois A6 temporaires et la revalorisation de 2 B4 en B3, de 1 C2 en C1, de 1 C3 en C2, de 2 D3 en D2 postes permanents;
0.28constate que l'augmentation des crédits pour les dépenses de fonctionnement par rapport à l'exercice 1995 est pratiquement absorbée par celle des crédits du chapitre 20 "immeubles" et que les crédits sur d'autres chapitres sont fixés à un niveau nettement inférieur à celui de 1995; souligne que cette situation corrigée par l'effet d'élargissement devrait être rectifiée pour certaines lignes, tout en tenant compte du taux cumulé d'augmentation depuis 1994;
0.29a décidé, par voie d'amendements, le renforcement des lignes suivantes: article 255 "frais divers d'organisation et de participation à des conférences, congrès et réunions", article 205 "sécurité et surveillance des immeubles", article 203 "nettoyage et entretien", poste 2200 "premier équipement en matériel et installations techniques, article 230 "papeterie", poste 2351 "tenues de service et vêtements de travail" et article 241 "téléphone";
IV. Section V, Cour des comptes
0.30estime que le volume des crédits, notamment, dans le domaine des dépenses diverses de fonctionnement est suffisant pour garantir le bon fonctionnement de l'Institution et lui permettre de faire face aux tâches de contrôle de la régularité et de la bonne gestion financière;
0.31souligne la nécessité d'accorder la couverture budgétaire pour le volant incompressible d'emplois qui sont effectivement rémunérés sur 12 mois, et donc d'assurer un volume de crédits permettant d'exploiter de manière adéquate le nombre des emplois autorisés dans l'organigramme;
0.32a décidé, par voie d'amendements, la réduction de l'abattement forfaitaire de 7% à 3,5% dans les crédits relevant du personnel en activité;
V.Section VI
a.Comité économique et social
0.33rappelle ses prises de position en matière de gestion des ressources humaines et en particulier, l'objectif d'établir une structure d'organigramme qui réponde à la double exigence de la transparence et des nécessités fonctionnelles du CES; que toute décision de l'AIPN qui pourrait être prise pour tenir compte de ces préoccupations, devrait être inspirée par l'intérêt du service et motivée par le critère de coût/efficacité;
0.34a décidé, par voie d'amendements, la revalorisation de 2 emplois permanents A7 en A6 et de 1 emploi permanent A6 en A5 et la précision, dans le tableau des effectifs, du statut des emplois y compris les emplois temporaires affectés à la présidence et aux groupes I, II et III;
0.35estime que le volume des crédits pour les dépenses de fonctionnement peut, quasiment, satisfaire les besoins fonctionnels du CES et que le renforcement limité, pour un montant global de 74.300 écus, est nécessaire eu égard aux précisions qui ont été apportées dans les domaines des études, des publications et des bourses;
0.36a décidé, par voie d'amendements, l'inscription d'un crédit de 35.000 écus au titre de l'article A-260, de 30.000 écus au titre du poste A-2710 et de 9.300 écus au titre du poste A-2940;
b.Comité des régions
0.37tient pour indispensable de rappeler ses délibérations dans le cadre du budget 1995 y compris le BRS 1/95 et, notamment, son souci d'assurer à ce nouvel organe consultatif les moyens nécessaires en ressources humaines et en infrastructures;
0.38souscrit à la création par le Conseil de 6 emplois temporaires A7 devant permettre un plan d'organisation des travaux par regroupement politique; rappelle par ailleurs que le regroupement par affinité politique est prioritaire dans la mesure où il transcende toute autre forme d'association; que l'importance des partis politiques au niveau européen est clarifiée par l'article 138 A du traité;
0.39estime que le volume des crédits pour les dépenses de fonctionnement peut, quasiment, satisfaire les besoins fonctionnels du CdR et qu'un renforcement limité pour un montant global de 30.000 écus est nécessaire eu égard aux précisions qui ont été apportées dans les domaines des études, des réunions, des convocations et des frais de missions;
0.40a décidé, par voie d'amendements, l'inscription d'un crédit de 5.000 écus au titre de l'article B-260, de 15.000 écus au titre de l'article B-255 et de 10.000 écus au titre de l'article B-130;
c.structure organisationnelle commune
0.41relève que le Conseil a inscrit un montant de 300.000 écus au titre de l'article C-200 "loyers" en prévision d'un éventuel loyer pour la location de salles de réunions dans les locaux du Parlement européen;
0.42rappelle à cet égard sa décision favorable sur la proposition de virement de crédits no 28/95 qui permet au CdR de louer le bâtiment "Ardenne"; note par ailleurs, qu'en faisant preuve de coopération interinstitutionnelle, son Bureau en sa réunion du 19 septembre 1995, a décidé la mise à disposition au CdR de salles de réunions du bâtiment D1; que le CdR paierait, pour cette occupation, un prix forfaitaire par jour et par réunion;
0.44a décidé, par voie d'amendements, la création de l'article C-206 "frais liés aux réunions dans les locaux d'autres institutions" doté d'un crédit de 97.000 écus, d'ajuster les crédits de l'article C-200 "loyers" à 5,628 mio écus et de supprimer, en conséquence, le crédit devenu sans objet de 300.000 écus inscrit dans la réserve;
0.45souscrit, avec le Conseil, à son intention de promouvoir une meilleure gestion des ressources humaines en favorisant, entre autres, une plus grande mobilité entre les trois entités; précise toutefois que cette approche doit éviter de devenir une source de conflits entre les deux AIPN (CES et CdR), de créer la confusion auprès du personnel concerné et, en tout cas, il invite les deux institutions concernées à prendre en considération les conclusions sur la rationalisation de la dépense administrative et notamment celles visant la gestion des ressources humaines;
0.46a décidé, par voie d'amendements, la création de 2 emplois B5 et de 3 emplois C5 permanents à titre de support pour les besoins du nouveau bâtiment "Ardenne" ainsi que la revalorisation de 3 emplois LA5 en LA4, de 5 emplois LA7 en LA6, de 2 emplois permanents C3 en C2 et de 3 emplois permanents C5 en C4;
VI. Ensemble des Institutions
0.47constate que la procédure d'établissement des budgets administratifs des institutions autres que la Commission marque de plus en plus une convergence des approches des deux branches de l'autorité budgétaire; cette convergence affinée par la coopération inter-institutionnelle devient perceptible dans les faits par l'économie d'une lecture du projet de budget, par l'introduction du budget analytique;
0.48estime, dès lors, que cet exercice devrait être complété afin de vérifier les conditions de réalisation des objectifs fixés lors de l'arrêt du budget; charge, en conséquence, sa commission compétente de mettre en place une procédure appropriée à partir de la procédure de la décharge sur l'exercice 1994, pour traiter l'exécution du budget dans les sections IV, V et VI;
0.49note, par ailleurs, que chaque branche de l'autorité budgétaire, dans le cadre de ses travaux, s'adresse aux institutions concernées pour des compléments d'informations; ne voit, dès lors, aucun inconvénient pour assurer un échange réciproque des informations complémentaires obtenues afin d'éviter des doubles emplois; invite dans ces conditions le Conseil à faire sienne cette proposition;
0.50constate que le projet de budget dans la partie "dépenses administratives" (toutes institutions confondues) ainsi amendé laisse une marge de 61.408.000 écus au sein de la rubrique 5 "dépenses administratives";
0.51charge son Président de transmettre la présente résolution aux Institutions et organes communautaires concernés.
ANNEXE
CONCLUSIONS SUR LA RATIONALISATION DES DEPENSES ADMINISTRATIVES
1.PRESENTATION DES DEMANDES D'EMPLOIS NOUVEAUX
En appui aux demandes d'emplois nouveaux, un document du type "guide des services" (selon les cas dans sa version complète, ou par extraits correspondant à certaines activités) sera communiqué à l'autorité budgétaire. Il comprendra la description des tâches de chaque unité et la répartition par catégorie de son personnel;
2.OCCUPATION DU TABLEAU DES EFFECTIFS
a.L'état justificatif des demandes d'emplois comportera un tableau relatif à l'état d'occupation du tableau des effectifs, ainsi qu'un tableau comportant l'état des emplois payés; ces tableaux seront mis à jour tout au long de la procédure budgétaire;
b.Les notions de poste vacant/poste occupé devront faire l'objet d'une définition uniforme : un poste est occupé dès l'instant où un candidat a été identifié et a reçu une offre pour occuper l'emploi;
3.REDEPLOIEMENT INTERNE
a.Grâce aux documents budgétaires accompagnant les demandes d'emplois nouveaux pour l'exercice n, l'autorité budgétaire doit être mise en mesure d'apprécier l'impact des éventuelles modifications de priorités ("positives" et "négatives") sur la répartition des ressources humaines au cours de l'exercice budgétaire n;
b.L'informatisation accrue des services doit permettre des adaptations, surtout sous la forme de redéploiements, au sein de certaines catégories du personnel. Il doit ainsi être possible de corriger notamment au sein de la catégorie C la part des commis (par exemple, chargés de travaux de comptabilité dans certaines institutions) par rapport à celle des secrétaires;
4.INDICATEURS DE MOBILITE
Chaque institution :
a.établira des statistiques de mobilité basées sur une définition commune;
b.veillera en cas de publication inter-institutionnelle d'un avis de vacance, à respecter le délai normal de dépôt des candidatures;
c.s'abstiendra de recruter du personnel dans une autre institution en offrant une promotion de grade aux candidats potentiels n'ayant pas une ancienneté suffisante;
5.DEMANDES BUDGETAIRES LIEES AUX EMPLOIS NOUVEAUX
a.Les 3 Institutions ont accepté le principe d'une couverture budgétaire des emplois nouveaux sur 6 mois;
b.Chaque institution joindra à sa demande du coût en année pleine et en régime de croisière, des nouveaux emplois demandés;
6.ORGANISATION DE CONCOURS
a.L'organisation de concours généraux sur une base inter-institutionnelle devrait devenir la règle générale et ne souffrir d'exception que dans des cas dûment motivés par des besoins fonctionnels. Des dispositions d'organi-sation correspondante, y compris pour les aspects de représentation du personnel, devront être mises en place par accord entre les Institutions;
b.Les responsables du recrutement des Institutions devront se concerter périodiquement pour programmer les besoins en matière de recrutement en commun et établir :
- une liste des concours à organiser en commun par deux ou plusieurs Institutions;
- une liste des concours à organiser exceptionnellement par une institution déterminée, compte tenu de ses besoins fonctionnels spécifiques dûment motivés;
- les modalités d'exploitation des listes de réserve;
c.Même si le concours n'a pas été organisé de façon interinstitutionnelle, une coopération peut être instaurée :
- au plan de l'organisation matérielle (mise à disposition de salles...);
- au plan de l'exploitation en commun de la liste de réserve (avec code de bonne conduite pour la diffusion et l'accès à cette liste).
d.Pour mettre les Institutions sur un pied d'égalité lors de l'opération de recrutement, il est posé comme principe que ce dernier doit être effectué au grade de base pour toutes les Institutions.
Les recrutements au grade de base (A 7/8, LA 7/8, B5, C5 et D3) s'effectueront donc dorénavant en principe par concours inter-institutionnel;
7.FORMATION LINGUISTIQUE
Luxembourg
a.Le nouveau système en vigueur à Luxembourg doit être consolidé;
b.Le Parlement (institution gestionnaire à Luxembourg) fera rapport au début de l'année 1996 sur les économies ainsi réalisées;
Bruxelles
c.Renforcement de la coopération : les Institutions recenseront tous les cas de "double-emploi" dans les cours de formation organisés par chaque institution et élaboreront un programme de cours communs pour le cycle commençant en octobre 1996.
d.La gestion administrative de la formation linguistique devrait être organisée en commun et assurée par une institution (économies d'échelle, regroupement du personnel nécessaire). Dans la pratique, les cours de formation pourront être indifféremment dispensés dans les locaux de l'une ou l'autre institution;
e.Régime contractuel avec les enseignants
i. Le principe d'une mise en concurrence pour des prestations de services est approuvé. Toutes les implications d'une telle mise en concurrence et sa programmation seront examinées conjointement par les Institutions;
ii. Dans ce cadre, il sera procédé à une analyse juridique des dispositions contractuelles qui lient les institutions aux enseignants, à la constatation des droits à respecter et à la mise au point des mesures de programmation visant notamment à garantir la qualité des prestations et les transitions adéquates;
iii. Une première phase consistant en la mise en commun des cours de langues entrerait en vigueur en octobre 1996;
8.FORMATION GENERALE
a.Les Institutions sont invitées à définir les moyens permettant de vérifier la bonne utilisation des actions de formation en fonction des besoins fonctionnels des institutions.
b.Comme pour la formation linguistique, la coopération doit être organisée par principe, et les "doubles-emplois" éliminés. Un programme de cours commun à toutes les institutions pour Bruxelles et Luxembourg sera élaboré en vue de sa mise en oeuvre dès le premier semestre 1996, en tenant compte de la présence d'une importante partie du personnel du Parlement à Strasbourg pendant la durée des sessions;
c.Les avis d'organisation de cycles de formation seront diffusés à toutes les institutions suffisamment tôt afin de permettre aux intéressés de s'inscrire en temps utile;
9.PLANIFICATION DES BESOINS ET METHODES DE FINANCEMENT
a.Afin de préparer le réexamen en 1996 des dépenses de la rubrique 5 des perspectives financières (conclusions du Trilogue du 25 novembre 1994), il convient de mettre en regard l'estimation des besoins de toutes les institutions, et les perspectives réalistes de financement;
b.A cet effet et en vue de rechercher des économies à terme, il est proposé de demander à l'instance du Trilogue de donner mandat, le 30 juin 1995, à un groupe de travail interinstitutionnel :
i. d'évaluer les besoins immobiliers des diverses institutions à l'horizon 1999 (année finale des Perspectives financières actuelles);
ii. d'étudier les différentes options envisageables pour leur financement (achat au comptant; location achat; location pure et simple);
iii. de justifier leurs propositions à l'aide d'une analyse du coût relatif de chacune des formules;
c.Une collaboration entre les Secrétariats généraux des institutions devrait conduire à Bruxelles, Luxembourg et Strasbourg à assurer une programmation en vue d'une utilisation optimale des salles de réunion équipées;
10.NETTOYAGE, ENTRETIEN ET GARDIENNAGE
Assurer une parfaite transparence entre institutions sur les conditions obtenues pour chacune d'entre elles pour les différents types de contrats; un mécanisme de consultation sera mis en place;
11.CRECHES
a.Un degré élevé de coopération interinstitutionnelle dans ce domaine a été obtenu. Il devra être consolidé;
b.Les exigences de l'autorité budgétaire en matière de contribution des utilisateurs ont été satisfaites; l'harmonisation des barèmes de contributions des parents entre Bruxelles et Luxembourg a été décidée, ce qui a nécessité une opération de rattrapage accéléré à Bruxelles;
c.Dans le respect des exigences de qualité des prestations, les formules de gestion les moins coûteuses ont déjà été recherchées:
i. dans les crèches en gestion directe, par le remplacement progressif du personnel fonctionnaire par du personnel sous contrat de droit privé,
ii. dans les nouvelles crèches à Bruxelles (EASTMAN et CLOVIS) par l'adoption de formules de sous-traitance (Appel d'offre international pour CLOVIS),
iii. à Luxembourg, par la location de contingents de places dans des crèches privées;
12.INFORMATIQUE
a.Il est proposé de charger le Comité Inter-Institutionnel de l'Informatique (C.I.I.) d'assurer une fonction permanente d'observatoire des pratiques. Il aura la responsabilité de proposer le développement d'applications informatiques communes;
b.Il conviendra notamment de poursuivre la collaboration en cours et de l'intensifier dans les domaines :
- de la paie;
- de la production de documents budgétaires;
- de la production et de la diffusion des coupures de presse;
- de la procédure des concours;
- de la traduction;
- de la production et de la transmission de textes dans le cadre du processus législatif inter-institutionnel;
13.GESTION DES BIENS INFORMATIQUES
a.La coordination préalable à toute opération d'achat de biens informatiques doit être renforcée afin de la faire évoluer vers une véritable procédure inter-institutionnelle, sans entraîner toutefois un allongement du processus d'acquisition;
b.Afin d'apprécier les bénéfices et les éventuelles difficultés inhérentes à une procédure d'achat en commun, les Institutions sont invitées à effectuer une expérience pilote. Le C.I.I. est chargé de déterminer le type d'équipement le plus approprié pour cette expérience;
c.Afin d'obtenir les meilleures conditions de maintenance, les Institutions sont invitées à engager une procédure de négociation commune avec certains fournisseurs;
d.Dans le cadre de la révision des règles de gestion des biens, les Institutions sont invitées à procéder courant 96 à une harmonisation de la réglementation. Des critères communs devront notamment être adoptés concernant la durée de vie des équipements et les conditions de leur déclassement;
e.Dans la perspective d'une approche commune en matière d'identification des biens, les Institutions échangeront leurs expériences respectives dans l'utilisation de systèmes à codes barres avec lecture optique.
14.HARMONISATION DES INFRASTRUCTURES
Les Institutions vont améliorer leurs infrastructures communes de communication en poursuivant les efforts entrepris dans le cadre du programme INSIS, de manière à réduire, par ailleurs, les coûts de formation;
15.AGENCES
a.Les initiatives déjà prises par les agences afin de charger, contre facturation, les services de la Commission d'effectuer certaines tâches de gestion administrative pour leur compte (paie, calcul des droits individuels) sont encouragées. Les efforts devront être poursuivis afin de favoriser cette coopération qui, en évitant des doubles-emplois, est source d'économies;
b.Les agences seront invitées, lors du recrutement de fonctionnaires des institutions, à tenir compte de leur situation réelle dans leur institution d'origine et à éviter tout surclassement injustifié. Un "code de conduite" strict sera établi à cet effet;
c.Le Collège des Chefs d'administration est invité à rechercher un accord de toutes les institutions sur une position commune vis-à-vis des agences en se fondant notamment sur les recommandations adressées par la Commission aux AIPN déléguées.
16.DOCUMENTS
a.Chaque institution, pour ce qui la concerne, et compte-tenu des impératifs qui sont les siens est invitée à établir des dispositions permettant une rationalisation de l'établissement des documents (calibrage optimal des documents et sélection plus stricte des documents devant donner lieu à publication);
b.Il est proposé d'abandonner la présentation actuelle du budget (crédits en page de gauche, commentaires en page de droite) et de présenter désormais les informations concernant chaque ligne budgétaire en continu, afin de réduire significativement le volume du document.
